Перейти к основному содержимому

Конвертация в PDF/A

HRlink конвертирует файлы кадровых документов в PDF/A асинхронно. Пока конвертация не завершилась, документ нельзя отправить на подписание.

Когда использовать​

Используйте эту страницу, когда после загрузки файла документ не уходит на подписание, нужно дождаться convertedFileId или разобрать ошибку конвертации.

Что нужно заранее​

Что нужноГде получить
documentIdИз ответа на создание документа
ТокенАутентификация
Исходный файлНа стороне интеграции
Допустимый формат файлаРабота с файлами

Типовые сценарии​

Проверить статус конвертации​

  1. Создайте черновик документа с загруженным файлом.
  2. Вызывайте Получить документ с интервалом 3-5 секунд.
  3. Если convertedFileId заполнен, документ можно отправлять на подписание.
  4. Если fileConversionFailedDate заполнен, конвертация завершилась ошибкой.

Разобрать ошибку конвертации​

  1. Откройте файл локально и проверьте, что он не повреждён.
  2. Загрузите тот же файл через UI HRlink.
  3. Если через UI файл загружается, проверьте multipart/form-data в интеграции.

Ограничения и ошибки​

  • Конвертация идёт асинхронно.
  • Отправить документ на подписание до заполнения convertedFileId нельзя.
  • HRlink конвертирует только поддержанные форматы: pdf, doc, docx, xls, xlsx, rtf, jpeg, jpg, bmp, png, tiff.
  • Если оба поля convertedFileId и fileConversionFailedDate пустые, конвертация ещё идёт.

Зачем нужна конвертация​

Конвертация в PDF/A требуется для соответствия приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н — «Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

Согласно Единым требованиям, электронный кадровый документ состоит из:

  • основной части — файла в формате PDF/A-1A;
  • приложения (при наличии) — в формате для текстовых, табличных, графических или структурированных данных;
  • электронных подписей (при наличии) — одного или нескольких файлов подписи для основной части и приложений;
  • машиночитаемой доверенности (при наличии) — для подтверждения полномочий подписанта;
  • описания документа — в формате XML.

Основная часть документа должна быть в формате PDF/A-1A, поэтому HRlink конвертирует загруженные файлы автоматически, даже если исходный файл уже сохранён в PDF/A.

Как работает конвертация​

Когда вы создаёте черновик документа с прикреплённым файлом, HRlink конвертирует файл в PDF/A асинхронно. Пока конвертация не завершилась, отправить документ по маршруту подписания нельзя.

  1. Вы создаёте черновик документа с прикреплённым файлом
  2. HRlink ставит файл в очередь конвертации
  3. Если конвертация прошла успешно — документ доступен для отправки по маршруту
  4. Если конвертация завершилась ошибкой — отправка по маршруту недоступна, создателю документа HRlink отправляет email с уведомлением

Как проверить статус конвертации​

Чтобы отследить результат конвертации, вызывайте Получить документ с интервалом 3–5 секунд и проверяйте поля в ответе:

ПолеЗначение
convertedFileIdIDid Внутренний идентификатор сущности в формате UUID, генерируемый HRlink при создании. Неизменяемый, используется во всех внутренних операциях. сконвертированного PDF/A-файла. Если заполнено — конвертация завершена успешно
fileConversionFailedDateДата и время ошибки конвертации. Если заполнено — конвертация завершилась неудачно

Пока оба поля пусты (null), конвертация ещё идёт.

Какие файлы конвертируются?

Загрузить можно файл с любым расширением, но HRlink сконвертирует в PDF/A только файлы с расширениями: pdf, doc, docx, xls, xlsx, rtf, jpeg, jpg, bmp, png, tiff.

Файл не конвертируется?

Если конвертация завершается ошибкой:

  • Проверьте, что файл не повреждён — попробуйте открыть его локально
  • Попробуйте загрузить файл через UI HRlink — если там тоже ошибка, проблема в файле