Конвертация в PDF/A

HRlink конвертирует файлы кадровых документов и заявлений в PDF/A асинхронно. Для документа процесс запускается автоматически при создании черновика. Для заявления клиентское приложение запускает процесс отдельным методом. Пока конвертация не завершилась, документ или заявление нельзя подписывать.

Когда использовать

Используйте эту страницу, когда после загрузки файла документ или заявление нельзя подписать, нужно проверить состояние процесса или разобрать ошибку конвертации.

Что нужно заранее

Что нужно	Где получить
documentId	Из ответа на создание документа
applicationGroupId	Из ответа на создание группы заявлений
Токен	Аутентификация
Исходный файл	На стороне интеграции
Допустимый формат файла	Работа с файлами

Типовые сценарии

Проверить статус конвертации

1. Создайте черновик документа с загруженным файлом.
2. Вызывайте Получить документ с интервалом 3-5 секунд.
3. Если convertedFileId заполнен, документ можно отправлять на подписание.
4. Если fileConversionFailedDate заполнен, конвертация завершилась ошибкой.

Подготовить заявление к подписанию

1. Создайте или измените черновик группы заявлений.
2. Вызовите Конвертировать файл для подписания.
3. Если convertedFileProcess.state равен IN_PROGRESS, повторите вызов метода.
4. Когда convertedFileProcess.state станет равен FINISHED, вызовите нужный метод подписания.

Если вызвать подписание раньше, сервер вернёт 400 Bad Request с кодом 13.862 и сообщением «Файлы в группе заявлений сотрудника ещё не сконвертировались».

Разобрать ошибку конвертации

1. Откройте файл локально и проверьте, что он не повреждён.
2. Загрузите тот же файл через UI HRlink.
3. Если через UI файл загружается, проверьте multipart/form-data в интеграции.

Ограничения и ошибки

• Конвертация идёт асинхронно.
• Отправить документ на подписание до заполнения convertedFileId нельзя.
• Подписать заявление до состояния convertedFileProcess.state: FINISHED нельзя.
• HRlink конвертирует только поддержанные форматы: pdf, doc, docx, xls, xlsx, rtf, jpeg, jpg, bmp, png, tiff.
• Если оба поля convertedFileId и fileConversionFailedDate пустые, конвертация ещё идёт.

Зачем нужна конвертация

Конвертация в PDF/A требуется для соответствия приказу Минтруда России от 20.09.2022 № 578н — «Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе».

Согласно Единым требованиям, электронный кадровый документ состоит из:

• основной части — файла в формате PDF/A-1A;
• приложения (при наличии) — в формате для текстовых, табличных, графических или структурированных данных;
• электронных подписей (при наличии) — одного или нескольких файлов подписи для основной части и приложений;
• машиночитаемой доверенности (при наличии) — для подтверждения полномочий подписанта;
• описания документа — в формате XML.

Основная часть документа должна быть в формате PDF/A-1A, поэтому HRlink конвертирует загруженные файлы автоматически, даже если исходный файл уже сохранён в PDF/A.

Как работает конвертация

Когда вы создаёте черновик документа с прикреплённым файлом, HRlink конвертирует файл в PDF/A асинхронно. Пока конвертация не завершилась, отправить документ по маршруту подписания нельзя.

1. Вы создаёте черновик документа с прикреплённым файлом
2. HRlink ставит файл в очередь конвертации
3. Если конвертация прошла успешно — документ доступен для отправки по маршруту
4. Если конвертация завершилась ошибкой — отправка по маршруту недоступна, создателю документа HRlink отправляет email с уведомлением

Для заявления процесс начинается только после вызова Конвертировать файл для подписания. Метод также возвращает текущее состояние уже запущенного процесса, поэтому его можно повторять до получения FINISHED.

Как проверить статус конвертации

Чтобы отследить результат конвертации, вызывайте Получить документ с интервалом 3–5 секунд и проверяйте поля в ответе:

Поле	Значение
convertedFileId	IDidВнутренний идентификатор сущности в формате UUID, генерируемый HRlink при создании. Неизменяемый, используется во всех внутренних операциях. сконвертированного PDF/A-файла. Если заполнено — конвертация завершена успешно
fileConversionFailedDate	Дата и время ошибки конвертации. Если заполнено — конвертация завершилась неудачно

Пока оба поля пусты (null), конвертация ещё идёт.

Какие файлы конвертируются?

Загрузить можно файл с любым расширением, но HRlink сконвертирует в PDF/A только файлы с расширениями: pdf, doc, docx, xls, xlsx, rtf, jpeg, jpg, bmp, png, tiff.

Файл не конвертируется?

Если конвертация завершается ошибкой:

• Проверьте, что файл не повреждён — попробуйте открыть его локально
• Попробуйте загрузить файл через UI HRlink — если там тоже ошибка, проблема в файле