Заявления и документы

В HRlink есть два основных объекта для подписания:

• документ создаёт кадровик
• заявление создаёт сотрудник

Оба объекта проходят через маршрут подписания, но различаются сценарием создания, составом участников, статусами и способом привязки маршрута.

Когда использовать

Используйте эту страницу, когда выбираете между документом и заявлением, объясняете различия аналитикам или проверяете, почему один и тот же маршрут ведёт себя по-разному для двух объектов.

Что нужно заранее

Что нужно	Где получить
Инициатор процесса	Бизнес-сценарий: сотрудник или кадровик
Требования к файлу или форме	Процесс клиента
Маршрут подписания	Маршруты подписания
Тип подписи	Подписи

Типовые сценарии

Выбрать объект для нового процесса

1. Определите, кто начинает процесс: сотрудник или кадровик.
2. Если процесс начинает сотрудник через форму, используйте заявления.
3. Если процесс начинает кадровик с готовым файлом, используйте документы.

Объяснить различия в статусах

1. Для заявления смотрите статус самого заявления: он уже учитывает текущего пользователя.
2. Для документа смотрите статус документа и отдельное представление AWAITING_MY_SIGNING.
3. Для завершённого документа учитывайте возможность аннулирования.

Ограничения и ошибки

• Заявление нельзя аннулировать.
• Документ нельзя создать из шаблона формы заявления.
• Маршрут заявления задаётся типом заявления, а маршрут документа выбирается при создании документа.
• Наблюдатели есть только у документов, получатели — только у заявлений.

Коротко

Характеристика	Заявление	Документ
Кто создаёт	Сотрудник	Кадровик
Основной сценарий	Сотрудник подаёт заявление	Кадровик отправляет кадровый документ на подпись
Где описано подробно	Заявления	Документы
Статусы	DRAFT, AWAITING_MY_SIGNING, AWAITING_OTHERS_SIGNING, SIGNED, REJECTED, DELETED	DRAFT, IN_PROCESS, COMPLETED, REJECTED, DELETED, ANNULLED
Статус для текущего пользователя	Статус уже показывает, чья сейчас очередь	AWAITING_MY_SIGNING вычисляется отдельно, пока документ находится в IN_PROCESS
Можно аннулировать	Нет	Да
Наблюдатели	Нет	Да
Получатели заявления	Да	Нет
Маршрут привязан к	Типу заявления	Юридическим лицам и выбранному шаблону маршрута
Шаблон формы	Есть у всех типов, кроме заявления из файла	Нет
Срок подписания	Задаётся правилами в типе заявления	Задаётся в полях конкретного документа

Кто и как создаёт объект

Заявления

Заявление создаёт сотрудник. Он выбирает тип заявления, заполняет форму и отправляет заявление по маршруту, который кадровик настроил в типе заявления заранее.

Что это означает на практике:

• инициатор процесса — сотрудник
• маршрут уже связан с типом заявления
• часть параметров кадровик задаёт в типе заявления, а не в каждом отдельном экземпляре

Подробнее: Заявления.

Документы

Документ создаёт кадровик. Он загружает файл, заполняет реквизиты и отправляет документ на подпись.

Что это означает на практике:

• инициатор процесса — кадровик или интеграция от его имени
• для новых интеграций маршрут указывают при создании документа через шаблон маршрута
• состав участников и дополнительные параметры можно задать в самом документе

Подробнее: Документы.

Маршрут подписания

Оба объекта проходят через маршруты подписания, но привязка маршрута отличается.

Для заявлений

Маршрут привязан к типу заявления через templateRouteId.

Следствия:

• при создании заявления сотрудник маршрут отдельно не выбирает
• тип заявления определяет, какой маршрут HRlink применит к заявлению
• для заявлений доступны специальные возможности маршрута, например ROLE, responsibleEnabled, forbiddenSelectYourself

Для документов

Маршрут кадровик указывает при создании документа — через routeTemplateId и signingOrder: ROUTE.

Следствия:

• для разных документов одного типа кадровик выбирает разные шаблоны маршрута
• шаблон маршрута подбирают с учётом юридического лица и сценария подписания
• документ можно создать и по legacy-порядкам, но для новых интеграций используйте ROUTE

Статусы и жизненный цикл

Заявления

У заявления статус зависит от текущего пользователя:

• DRAFT — черновик
• AWAITING_MY_SIGNING — для текущего пользователя сейчас доступно подписание
• AWAITING_OTHERS_SIGNING — для текущего пользователя сейчас очередь других участников
• SIGNED — маршрут завершён
• REJECTED — кто-то отклонил заявление
• DELETED — заявление удалено

У заявлений нет статуса ANNULLED.

Документы

У документа HRlink разделяет статус самого документа и статус для текущего пользователя.

Статусы документа:

• DRAFT — черновик
• IN_PROCESS — документ отправлен на подписание
• COMPLETED — все участники выполнили действия
• REJECTED — участник отклонил документ
• DELETED — документ удалён
• ANNULLED — документ аннулирован отдельным актом

Для текущего пользователя HRlink отдельно вычисляет статус AWAITING_MY_SIGNING. Он показывает, что сейчас документ должен подписать именно этот пользователь, пока сам документ находится в IN_PROCESS.

Главное различие:

• у заявлений статус сразу показывает очередь подписания для текущего пользователя
• у документов HRlink показывает очередь подписания отдельно от основного статуса

Участники процесса

Заявления

У заявлений есть:

• участники маршрута подписания
• получатели (ApplicationRecipient)
• ответственный на этапе, если кадровик его назначил (ApplicationResponsible)

Особенности:

• для каждого получателя HRlink создаёт отдельное заявление внутри группы
• в маршрутах заявлений доступен тип участника ROLE
• на этапе можно включить ответственного через responsibleEnabled

Документы

У документов есть:

• участники маршрута подписания
• наблюдатели (watcherIds, watcherClientDepartmentIds)

Особенности:

• у документов нет получателей, как у заявлений
• наблюдатели не подписывают документ, а получают доступ после завершения подписания
• среди участников подписания есть юридически значимые стороны КЭДОКЭДО Кадровый электронный документооборот — подвид ЭДО для кадровых документов (трудовые договоры, приказы, заявления). Регулируется статьями 22.1–22.3 ТК РФ.: HEAD_MANAGER и EMPLOYEE

Группы объектов

Группы заявлений

ApplicationGroup — архитектурная сущность, связанная с заявлением. Сейчас такая группа содержит только одно заявление.

Группы документов

DocumentGroup группирует документы для отображения в интерфейсе HRlink. Например, если кадровик отправляет один черновик на нескольких сотрудников, HRlink создаёт отдельный документ для каждого сотрудника и показывает их в общей группе.

Главное различие:

• ApplicationGroup — часть модели заявлений
• DocumentGroup нужен в первую очередь для группировки документов в UI HRlink

Файлы и шаблоны

Заявления

У большинства типов заявлений есть шаблон формы. Исключение — заявление из файла, когда сотрудник загружает файл со своего компьютера.

• тип заявления содержит templateFileId
• сотрудник работает с формой, связанной с типом заявления
• заявление из файла шаблон формы не применяет

Документы

Документ всегда строится вокруг загруженного файла:

• кадровик загружает исходный файл
• HRlink конвертирует файл в PDF/A
• у документа нет шаблона формы как отдельной сущности

Сроки подписания

Заявления

Срок подписания кадровик задаёт в типе заявления через deadlineCalculationRules.

Поэтому логика расчёта срока одинакова для всех заявлений этого типа.

Документы

Срок подписания кадровик задаёт в самом документе — через deadlineDayCount или deadlineDate.

Поэтому срок можно менять от документа к документу.

Когда использовать что

Используйте заявления, если:

• процесс инициирует сотрудник
• нужен тип заявления с заранее настроенной формой
• маршрут и правила обработки заданы в типе заявления

Используйте документы, если:

• процесс инициирует кадровик
• нужно отправить на подпись конкретный файл
• параметры подписания, участники или срок задаются для каждого документа отдельно
• нужно аннулирование или наблюдатели